文件保存及销毁政策

  1. Introduction

    本文件保存和销毁政策(以下简称“政策”)规定进行系统审查, 文件的保留和销毁, 无论是电子形式还是纸质形式, 由mg赌场dc007mg赌场dc007中心接收或创建 & 创新公司(“公司”).

  2. 政府调查和私人诉讼

    改变是一种犯罪, cover up, 伪造或销毁任何文件,意图妨碍或妨碍任何官方程序. 此外,如果预期或正在进行私人诉讼,则有义务保存证据. Accordingly, 如果有理由相信公司的任何文件与预期的或正在进行的政府调查或私人诉讼有关, 这些文件必须保存,直到公司的法律顾问书面声明不再需要这些文件为止. 本指令取代任何和所有其他指令,无论是否包含在本政策中.

  3. 文件保存时间表

    下表提供了保存文件的最低要求. 如果适用的法律变更要求不同的保留期限, 此类法律或法规应优先考虑.

公司记录
向国务卿/司法部长提交年度报告Permanent
公司章程Permanent
董事会会议及董事会委员会会议记录Permanent
董事会政策/决议Permanent
By-lawsPermanent
施工文件Permanent
固定资产记录Permanent
美国国税局承认免税地位申请书Permanent
国税局裁定函Permanent
国家免征销售税函Permanent
合同(到期后)7 years
通信(通用)3 years
会计和公司税务记录
年度审计和财务报表Permanent
折旧时间表Permanent
General LedgersPermanent
IRS 990纳税申报表Permanent
mgdc赌场费用记录7 years
IRS Forms 10997 years
Journal Entries7 years
Invoices7 years
销售记录(票房、优惠、礼品店)5 years
零用现金凭证3 years
Cash Receipts3 years
信用卡收据3 years
Bank Records
Check RegistersPermanent
银行存款单7 years
银行对账单及调节表7 years
电子资金转账文件7 years
工资和就业税记录
工资寄存器Permanent
州失业税记录Permanent
收入记录7 years
装饰的记录7 years
薪俸税报税表7 years
W-2 Statements7 years
员工记录
雇佣及终止协议Permanent
退休和养老金计划文件Permanent
有关晋升、降职或解雇的记录终止后7年
事故报告和工伤赔偿记录5 years
工资计划5 years
就业应用程序3 years
I-9 Forms终止后3年
Time Cards2 years
捐赠人及奖助金记录
捐款记录及确认信7 years
拨款申请及合约竣工后5年
法律、保险和安全记录
AppraisalsPermanent
版权登记Permanent
环境mg赌场dc007Permanent
保险政策Permanent
专利注册Permanent
不动产文件Permanent
股票及债券纪录Permanent
商标注册Permanent
Leases期满后6年
OSHA Documents5 years
一般的合同终止后3年
  1. 电子文件及纪录

    电子文件将像纸质文件一样被保留. Therefore, 任何电子文件, 包括网上捐款的记录, 属于上述时间表上的文档类型之一的文档将被维护适当的时间. 如果有足够的理由保留邮件信息, 它应该打印成硬拷贝,并保存在适当的文件或移动到一个“存档”的电脑文件夹.

  2. 文档的破坏

    工作职责包括保管和/或维护上述文件的每个人都负责识别已达到规定保存期限的记录,并监督这些文件的销毁.

    文件销毁将立即停止, 一旦有任何官方调查的迹象,或者当提起诉讼或即将提起诉讼时. 调查结束后将恢复销毁.

  3. Compliance

    不遵守这一政策可能导致对公司及其员工的民事和刑事制裁,并可能对负责任的个人采取纪律处分. 公司总裁将与法律顾问定期审查此政策,以确保其符合当前适用的法律.

董事会于2017年1月17日批准